如何製定（PDF、Excel、電子郵件及純文本）報告

Mediaportal報告是分享資訊及讓您的主要持份者隨時掌握資訊的最好辦法。請繼續閱讀更多有關建立報告的資訊並將媒體情報與您的團隊分享。或者也可以下載並保存這份快速指南以作日後參考。

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本文含有關於使用PDF、Excel、電子郵件、及純文字格式（不包括自定報告格式）來製定報告的資訊。客製化具備某些附加功能，例如進階主題設定選項以及將外來內容納入您的報告的能力等。

報告建立器是Mediaportal最常用的部份。您可以在熒幕左邊的導覽側欄內的監察選項下就能找到報告建立工具。

在您按下報告建立器的工具列之前，請先在報告中加入一些媒體資訊項目。若是您的報告是空白的話，就會看到這樣的通知提醒：

Contents

為報告添加項目

由您的監察文件夾或者是您的搜索結果中，找出您想要加入報告的媒體項目。剔選出每一個項目左邊的空格以選擇您要加入報告的媒體項目。當您選好了媒體項目之後，就會看見一個藍色的行動欄出現在熒幕。按下新增報告就能將您所選擇的項目加入報告當中。

當您將項目加入報告時就會看到在每一個媒體項目的左上角均有一個彩色的三角形，這些三角形能幫助您追踪自己已經將那些項目加入報告建立工具中，以便您繼續操作及添加項目。

您也會注意到在熒幕左邊轉跳區的報告建立器旁邊的計數器數目也更新了。只要稍微看一看就能知道有多少個項目被加進建立器當中。

您可以通過Mediaportal中的多個簡報或文件夾將報導加入報告中。您選擇的項目將保存在報告建立器，直到您登出系統或清除報告為止。

當完成加入所有所需項目之後，請在報告建立器按下報告建立器，便可開始建立您的報告。

您可以在這裡建立你能的報告。

首先，在模板（ Templates）的下拉式清單按下，然後選擇您的報告格式。這裡共有五種不同的報告格式可供選擇，分別是：

所做選項能否自訂自己的報告是根據您選擇哪一種格式而定。

按下標題欄重新命名您的報告。您也需填寫摘要欄為報告加入一些新評論。這欄位最適合用來加入背景細節或提醒讀者要留意的特定事項。只需在文字空格內輸入任何您想要發表的評論即可。若是您沒有需要加入任何評論就把此處留空。

您可通過在熒幕左邊欄位中的選項來格式化及個人化您的報告。您在範本中選取的格式將會影響您下方所見的選項。

使用選項下的下拉式菜單選出您想要消息報導在您報告中的呈現方式。選擇列出標題縮小您的報告，而列出摘要或列出所有報導則會定製出更為詳細系的報告。如果您只想用附加的列印文章來定製pdf格式報告的話，就選只影印文章即可。

請剔選適當空格以自定您的報告中每一個媒體項目的詳細程度。剔選相關的空格會顯示出您在“範本”下所選擇的格式。

選擇『顯示縮圖和媒體標誌』，可讓您把媒體項目的縮略圖及媒體機構標誌納入報告之中。這可能會加大檔案體積及增加定製您報告的時間。
選擇『包含評論』（以對您Mediaportal報告中的媒體項目加入評論。是您的團隊一直以來都有在媒體項目上做記錄，而您亦不想把這些記錄提呈給廣大持份者，就只需取消剔選這個選項就可以了。
選擇『新增連接到全文』來加入保障/雜誌報導的連接讓您能閱讀相關媒體項目的全文。
選擇『加入媒體和記者連結』您便可把媒體機構及記者名稱轉換成超連結，這樣任何觀看報告的人都能通過點擊這些連接前往查看相關的媒體機構及聯絡人的背景資料專頁。該頁面能為閱讀報告的人提供聯絡人資料，讓他們與進行相關報導的媒體機構及記者聯繫。
選擇『加入原始紙本資料』以在你的pdf報告末端加入報章/雜誌紙本原文。
選擇『允許來自不同文件夾的副本』您便可複製出報告中的媒體項目。如果同一篇文章位於兩個不同的文件夾中，並且兩者都已添加到您的報告中，請剔選此框以使文章在報告中顯示兩次。